Несмотря на появление мгновенных сообщений, электронная почта продолжает оставаться основным и предпочтительным каналом профессионального общения. Многие из нас даже предпочитают простоту электронной почты в нашей личной жизни. Проблема заключается в работе с большими объемами электронных писем, от нежелательной почты, которая пропускает автоматический фильтр, до электронных писем из нескольких потоков, которые становится трудно сортировать, когда они начинают накапливаться.
Нам нужен способ сделать цифровую переписку более эффективной и простой. Решение? Автоматизация электронной почты. Благодаря достижениям в обработке естественного языка автоматизация электронной почты вышла далеко за рамки простого запланированного ответа по электронной почте. Последней в этой области является автоматизация электронной почты на основе GPT, которая произвела революцию в способах отправки, получения и организации электронной почты.
ChatGPT от OpenAI — это базовое языковое решение для управления электронной почтой. В профессиональной среде это может полностью изменить то, как вы управляете рабочими процессами и поддерживаете эффективную систему электронной почты. В этой статье более подробно рассматриваются способы использования ChatGPT для изменения вашей электронной переписки.
Создание персонализированных поздравлений по электронной почте для праздников и событий
Установление тесных связей с клиентами и другими заинтересованными сторонами является ключом к построению хороших отношений. Один из способов добиться этого – специализированные поздравления на мероприятиях и праздниках. Отправка одного и того же общего сообщения электронной почты, вероятно, не имеет такого же эффекта, как персонализированное сообщение, которое позволяет получателю знать, что вы думаете о нем.
Это то, что делает интеграция с электронной почтой ChatGPT чрезвычайно простой. Он может создать собственное сообщение для получателя, каждое из которых адаптировано к конкретному случаю. Это не ограничивается крупными праздниками или событиями, такими как Рождество. Вы даже можете настроить его для отправки поздравления с днем рождения в особый день вашего получателя!
Люди ценят, когда вы их помните. Ведь важны именно мелочи. ChatGPT помогает автоматизировать процесс установления связей и отношений. Это дает вам возможность создать подлинное, увлекательное общение, устраняя при этом необходимость в ручном труде.
Автоответы и напоминания о встречах
Разбирать кучу напоминаний и расписаний утомительно и запутанно. Чем больше стопка, тем легче упустить важные вещи. Маркировка и категоризация вашей электронной почты могут только помочь, и на самом деле нет способа упорядочить большие объемы информации, не пропуская что-то здесь и там.
Вот тут-то и появляется ChatGPT. Допустим, вы получили электронное письмо о предстоящей встрече с руководителями различных отделов, и вам необходимо подтвердить, что вы видели это электронное письмо и будете присутствовать в указанное время. Не дожидаясь, пока вы найдете время, чтобы прочитать и ответить на письмо, ChatGPT проанализирует его содержимое, подготовит соответствующий ответ (например, «Спасибо, я буду там в x время», а затем создаст напоминание перед встречей). тот, который вы не пропустите.
С другой стороны, вы можете использовать его для автоматизации процесса организации встреч. После того, как вы настроите заранее определенные критерии, ChatGPT отправит автоматические напоминания о встрече всем участникам. Если для встречи требуются определенные материалы, ChatGPT также может их разослать. Вы также можете использовать его для настройки автоматических ответов, которые могут отвечать на обычные вопросы, связанные с собраниями, не требуя от вас отказываться от работы каждый раз, чтобы ответить на запрос.
Решения для поддержки клиентов
Компании, которые могут настроить свои системы поддержки клиентов, обычно находятся на пути к успеху. Поддержание хороших отношений с клиентами важно для долговечности бизнеса. В этом отношении ChatGPT может прийти вам на помощь несколькими способами.
Автоматические ответы
Как только вы настроите ChatGPT для понимания правильного ответа на вопрос, вы сможете сделать поддержку клиентов намного эффективнее. Вместо того, чтобы ждать, пока представитель получит это письмо, подготовит ответ и отправит его клиенту, вы можете использовать ChatGPT для автоматического ответа на запросы клиентов.
Конечно, это может работать не для каждого вопроса, а для более сложных запросов, требующих взаимодействия между отделами, прежде чем проблема может быть решена, скорее всего, потребуется живой агент. Тем не менее, ChatGPT может быстро и точно ответить на более распространенные вопросы, что позволяет вам справляться с гораздо большей рабочей нагрузкой, в то время как ваши представители могут заниматься сложными вещами.
Эскалация критических проблем
Что происходит, когда у вас есть серьезная проблема, которую нужно решить немедленно, а вы даже не осознаете этого? Что, если электронное письмо будет похоронено под кучей неважных, настолько, что вы его полностью пропустите? ChatGPT предлагает оптимальное решение: он анализирует содержимое электронной почты и передает те письма, которые считает критическими.
То, как помечается электронное письмо, зависит от заранее определенных критериев, которые вы установили. Вы можете упорядочить свои электронные письма, указав определенные ключевые слова, которые нужно выделить, которые должны быть помечены как критические, и которые ChatGPT будет помещать в верхнюю часть вашего почтового ящика, чтобы вы не пропустили их.
Автоматическое одобрение запросов
Автоматизированные системы существуют по одной важной причине: они устраняют монотонность и трудоемкость повторяющихся ручных задач. Нет необходимости делать это самостоятельно, если за вас это может сделать машина или, в данном случае, модель OpenAI. Одной из таких задач, которая обычно занимает много времени, является обработка запросов.
Группа закупок часто перегружена большим количеством запросов, которые им необходимо просмотреть и утвердить. Это означает, что процесс утверждения становится чрезвычайно медленным, пока команда обрабатывает простые запросы, а более сложные или срочные игнорируются. С ChatGPT запросы сортируются и обрабатываются намного быстрее.
Рассмотрим этот сценарий. Вместо того, чтобы ваша команда по закупкам обрабатывала каждый запрос на канцелярские товары, вы настраиваете интеграцию ChatGPT. Вы загружаете предварительно определенные критерии, которые могут устанавливать ограничения бюджета, ограничения количества материалов и даже указывать предпочтительных поставщиков. Когда приходит запрос, ChatGPT сравнивает его с заданными вами критериями и, если считает запрос приемлемым, может одобрить его и даже автоматизировать процесс размещения заказа или организации доставки.
При обнаружении запроса, который не настроен для автоматической обработки, ChatGPT отправит его представителю, который сможет его обработать. Как модель ИИ, она также способна со временем учиться и становиться все более искусной в знании того, какие типы запросов необходимо передавать действующему агенту. Чем дольше вы используете ChatGPT, тем лучше он становится в своей работе. А поскольку он может быть онлайн 24/7, запросы не остаются в очереди, ожидая, пока член команды одобрит их только в рабочее время.
Объединение важных писем
Автоматические фильтры, встроенные вашим провайдером электронной почты для спама и нежелательной почты, обычно могут просеивать ваш почтовый ящик и находить такие электронные письма. Затем они сортируются в отдельную папку, и их больше нельзя увидеть через 30 дней. Но как быть с теми электронными письмами, которые не являются спамом, но которые действительно не должны быть в верхней части вашего почтового ящика? Например, добавление коллег в ветку электронной почты, которая не имеет решающего значения или даже не касается рабочих вопросов, может отвлекать.
ChatGPT упрощает просмотр этих электронных писем и доводит важные дела до конца. Вы можете установить правила, например пометить электронные письма от определенных отправителей как важные или содержащие определенные ключевые слова. Вы даже можете использовать его, чтобы просто отсортировать всю свою почту по отдельным группам или папкам, упрощая доступ только к нужным вещам при открытии любой категории.
Групповой ответ по электронной почте и автоматическое определение приоритетов
Хотя управление большими объемами электронных писем достаточно сложно, работа с групповыми электронными письмами может занять еще больше времени. Просто слишком много электронных писем, которые нужно просмотреть, прежде чем вы сможете понять, что происходит. Точно так же, как ChatGPT автоматизирует ваши ответы на электронные письма, он также может просеивать для вас электронные письма больших групп.
Используя ваши заранее определенные критерии, он может затем создать соответствующий ответ. Основываясь на ваших стандартах, он также может понять, когда вы должны просмотреть электронное письмо напрямую, и обратит на него ваше внимание. Вы также можете настроить его для упорядочения каждой групповой электронной почты по важности или релевантности.
Оптимизация ответов по электронной почте с помощью доставки на основе правил
Доставка электронной почты значительно упрощается благодаря автоматизированной системе, которую может внедрить ChatGPT. Используя правила и фильтры, которые вы создаете, он может направить вашу электронную почту нужному человеку с правильным содержанием. Вы можете настроить интеллектуальные фильтры и условия, которые направляют электронные письма на основе определенных критериев.
Например, вы можете автоматически отправлять электронные письма членам команды, работающим над конкретным проектом, чтобы все быстро получали необходимую информацию. Эта автоматизированная система экономит ваше время и обеспечивает эффективное распространение электронных писем, уменьшая необходимость ручной сортировки.
Последние мысли
Интеграция ChatGPT в системы автоматизации электронной почты революционизирует то, как мы обрабатываем нашу цифровую переписку. Включение ChatGPT предоставляет мощное решение для профессионалов, которым ежедневно приходится управлять несколькими потоками и сотнями электронных писем. Используя возможности ChatGPT на основе правил, создание персонализированных сообщений и автоматизированные системы ответов, вы можете сэкономить время, повысить производительность и оптимизировать рабочий процесс электронной почты.
С ChatGPT мы смотрим в будущее, в котором наши почтовые ящики больше не будут захламлены, а общение по электронной почте станет более эффективным, персонализированным и своевременным. Силу ChatGPT в упрощении управления почтовыми ящиками нельзя недооценивать, поскольку он предлагает многообещающее будущее для профессионалов, которым не хватает времени и которые ищут эффективные решения для автоматизации электронной почты. Если вы хотите упростить управление электронной почтой, автоматизация с помощью ChatGPT — это то, что вам нужно.
